Electronique Mag - Le journal de l'électronique.
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Voici le challenge que les équipes de VIRBAC, laboratoire pharmaceutique mondial et indépendant dédié à la santé animale, ont dû relever. Pour cela, elles ont choisi de faire à nouveau confiance à un outil de gestion de projets collaboratif qu’elles avaient déjà éprouvé : NQI Orchestra. Retour d’expérience sur la mise en oeuvre de cette solution et les étapes de diffusion et d’appropriation du logiciel avec les experts VIRBAC : Raphaël Commaret, Responsable du Pôle Business à la DSI et de Mélanie Lapisardi, New Product & Portfolio Optimization Manager.
853 millions d’euros de CA
4 800 collaborateurs répartis dans 30 filiales dans le monde
Des produits distribués dans plus de 100 pays
Des centres R&D présents sur les 5 continents pour répondre aux spécificités des principaux marchés.
Le Groupe VIRBAC développe des produits innovants et technologiques basés en permanence sur l’écoute du client. Ces données, très précieuses, sont identifiées au niveau local grâce de nombreuses équipes présentes sur le terrain.
Pour s’armer face aux multiples problématiques soulevées, le Groupe a dû développer un portefeuille de produits très large et travaille avec une équipe de spécialistes avertis. Mélanie Lapisardi, fait d’ailleurs partie de ces experts. Dans sa fonction de New Product & Portfolio Optimization Manager, elle est l’une des chefs d’orchestre de la marque qui a pour responsabilité d’étendre les produits sur les nouveaux territoires et d’harmoniser l’offre VIRBAC sur les différentes zones de distribution.
De son côté, Raphaël Commaret, Responsable du Pôle Business au sein de la DSI VIRBAC, tente d’apporter des solutions informatiques notamment pour aider à la coordination des différents métiers du business.
Pour passer de l’étape de projet de lancement à la concrétisation, le Groupe VIRBAC s’impose un certain nombre de vérifications en amont. Le but ? S’assurer de la conformité réglementaire et de la viabilité du projet.
" Derrière toutes ces étapes, correspond un workflow pour lequel il faut assurer une coordination efficace des expertises. Tous les services partie prenante - marketing, juridique, etc. - doivent donc fonctionner de manière fluide et transverse. L’enjeu pour nous est avant tout d’anticiper les blocages pour que la mise sur le marché du produit se fasse dans les meilleures conditions. " commente Mélanie Lapisardi.
C’est dans cette optique de coordination des équipes que la marque se penche en 2011 sur la possibilité de mettre en place un outil de gestion de projets collaboratif. En effet, sur les 30 filiales réparties sur une vingtaine de fuseaux horaires, une centaine d’utilisateurs traitent chaque année des centaines d’idées de lancement. Des idées en provenance de pays différents pour lesquelles le Groupe a besoin d’expertises complémentaires pour statuer sur un possible lancement commercial.
" Notre volonté était de nous équiper d’une solution professionnelle de gestion de projets pour faciliter les échanges, améliorer la synchronisation entre les services clés et optimiser le pilotage des demandes. " précise Raphaël Commaret.
Déjà utilisé depuis plusieurs années par un nombre restreint de collaborateurs pour la gestion des portefeuilles et le suivi des temps, le module "gestion des demandes" de la solution NQI Orchestra n’avait pas encore été déployé au sein du groupe. Satisfaite de ses performances, c’est tout naturellement que la DSI a choisi de faire appel à cette solution pour répondre à cette nouvelle problématique. De plus, ses points forts lui ont permis d’être rapidement adopté :
1. Faciliter la prise de décision : Le module de gestion des demandes mis en place récemment permet de faciliter les prises de décision en offrant à la Direction la possibilité d’arbitrer les projets en fonction de critères clés.
2. Intégrer le workflow à l’outil : Le module de workflow a lui aussi été déployé cette année. Il s’intègre complètement dans la solution et permet d’implémenter dans l’outil NQI le processus de gestion des demandes propres à VIRBAC par simples paramétrages.
3. Partager les informations entre les équipes internationales : Au niveau international, NQI Orchestra intègre l’annuaire utilisateurs VIRBAC, pour favoriser les échanges entre les 30 filiales et des différents fuseaux horaires.
4. Profiter d’un accompagnement privilégié NQI : L’accompagnement des utilisateurs par NQI au moment de l’implémentation et dans la traduction du besoin métier en fonctionnalités de l’outil.
" Les équipes NQI ont transformé notre demande de workflow. Elles nous ont montré comment paramétrer intelligemment les modules existants ainsi que les différentes applications de l’outil pour éviter un développement spécifique. Par exemple, lorsque nous sommes passés de la version 4 à la version 5, tous nos process de workflow ont été migrés sans effort. Il n’y a pas eu d’investissement complémentaire à fournir de notre part. Au final, toutes les demandes sont aujourd’hui centralisées dans un outil 100 % web. Grâce à NQI Orchestra nous gagnons en efficacité, notre gestion des demandes est structurée et notre workflow est clair. Finis les malentendus internes ! Nous anticipons les go/no-go, ce qui augmente notre performance tout au long de la chaîne, tout en favorisant la coordination des équipes internationales quelles que soient la time zone ou la distance. " conclut Raphaël Commaret.
Fort de ce succès, VIRBAC prévoit un déploiement de la solution NQI Orchestra à une centaine de nouveaux utilisateurs à l’international. L’objectif étant qu’à terme, l’outil centralisera plus de 1 000 projets en parallèle et son utilisation pilotera concrètement l’ensemble de la gestion de cycle de vie des produits.
